在中大型企業(yè)，印章數(shù)量少則幾百、多則上千，大多分散在各個分子公司、各個部門，這樣便會出現(xiàn)以下問題：

1.分子公司章難管：各個分子公司印章在各地，到底被用在什么地方很難掌控；

2.效率低且成本高：文件來回寄送效率低、快遞打印儲存成本高，而且容易丟；

3.印章濫用難監(jiān)管：被錯用、盜用、冒用、濫用風(fēng)險高，人情賬蘿卜章難杜絕；

4.印章外帶無監(jiān)控：公章經(jīng)常要外帶出去辦事，很難監(jiān)控，到底誰用了用在哪；

5.印章分散不可控：管控過嚴(yán)會產(chǎn)生效率問題，集團(tuán)放手則會有各種管理風(fēng)險。

面對合同及印章管理困境，管理層、業(yè)務(wù)層、決策層都對印章管理有著迫切需求，需要構(gòu)建一個統(tǒng)一的“數(shù)字化印控中心”。全集團(tuán)一套系統(tǒng)就能集中管控所有印章，印章的制作、授權(quán)、管理和使用，都能按照企業(yè)印章管理制度規(guī)范執(zhí)行，讓每一枚印章都在授權(quán)范圍內(nèi)使用，讓企業(yè)數(shù)字化過程中的簽署更加安全、可控。

群杰智能印章管理平臺功能特色

讓每一枚印章都在安全、可控范圍內(nèi)使用

印章全生命周期管理

  全流程驅(qū)動印章刻制、領(lǐng)用、移交、使用、外借、歸還、更換、銷毀等。

  為了讓印章的使用和管理在可控范圍，群杰智能印章管理平臺采用全流程驅(qū)動管理模式，所有印章的刻制、領(lǐng)用、移交、使用、外借、歸還、更換、銷毀動作都由流程驅(qū)動、審批授權(quán)進(jìn)行，確保印章操作行為可知、可控。

分級分權(quán)

  集團(tuán)總部可管控，分子公司可獨立管理。

  對于大型集團(tuán)來說，印章要求分級分權(quán)管理，總部可以授權(quán)分子公司獨立管理印章，也可以由集團(tuán)統(tǒng)一管控，權(quán)限靈活分配。

  總部可以根據(jù)管理需求為各個分子公司配置獨立的“系統(tǒng)管理員、印章管理員以及文件管理員”，方便分子公司進(jìn)行獨立管理。

  無論是幾十家還是幾百家分子公司，只需一個平臺就能統(tǒng)一實現(xiàn)數(shù)字化印控，解決集團(tuán)型企業(yè)內(nèi)部一次部署多套系統(tǒng)、信息無法互通、實施成本高等麻煩。

印章責(zé)任人

  權(quán)限互相隔離、互相監(jiān)督，防止權(quán)力集中

  針對集團(tuán)型企業(yè)多分支、多層級的情況，通過建立印章管理責(zé)任人體系，責(zé)任人能夠監(jiān)控并授權(quán)印章使用。

通過提交流程、經(jīng)過審批后由系統(tǒng)自動實行管理動作，將人員和印章隔離開，杜絕了管理人員“既是裁判員又是運動員”的情況。

用印文件防偽打印輸出

  采用數(shù)字水印技術(shù)對辦公平臺中審批的文件增加水印標(biāo)識。無需特殊材質(zhì)、油墨打印，使用常規(guī)打印機(jī)及拍照設(shè)備即可實現(xiàn)。用印時，印控設(shè)備核驗紙質(zhì)文件，文件識別通過則可解鎖用印。如不匹配，印章無法解鎖，同時系統(tǒng)會自動記錄蓋章文件圖像，確保用印安全。

建立印章數(shù)字化信息臺帳，印章情況可視化

  通過建立印章數(shù)字化信息臺帳，每一次使用印章時，系統(tǒng)都能同步記錄、還原每一枚印章的使用軌跡，對于分子公司遍布全國的中大型組織，打開印控系統(tǒng)就能快速了解全集團(tuán)印章分布情況，包括印章數(shù)量、印章類型、印章使用次數(shù)、印章管理員信息等。方便追根溯源，及時發(fā)現(xiàn)問題。

智能分析用印數(shù)據(jù)，使用情況一目了然

  通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，多維度呈現(xiàn)全集團(tuán)用印情況，包括各個分子公司、部門不同時段的用印情況，不同印章的使用頻率都能一鍵分析，快速了解公司真實印章使用情況。

打通異構(gòu)軟件，滿足企業(yè)各類業(yè)務(wù)用印需求

  為了讓企業(yè)各項業(yè)務(wù)的用印過程合規(guī)，群杰智能印章管理平臺可以和各類異構(gòu)軟件打通，通過流程驅(qū)動為不同業(yè)務(wù)文件自動匹配印章，實現(xiàn)審批用印，讓企業(yè)的印章管理制度真正落地。同時，群杰智能印章管理平臺提供豐富的功能接口，并且通過無代碼配置化的方式，快速集成，快速調(diào)用各類功能。

  群杰智能印章管理平臺通過搭建統(tǒng)一的印控中心，實現(xiàn)集團(tuán)所有智能印章的管理授權(quán)，將印章從人為管控變?yōu)橄到y(tǒng)管控，過去無法落實的印章管理制度，現(xiàn)在可以通過系統(tǒng)監(jiān)控執(zhí)行效果，可視化、全流程化的印控環(huán)境，讓每一枚印章安全、高效使用。