江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團

——印章管理信息化系統(tǒng)實施案例

中南建筑產(chǎn)業(yè)集團 副總裁 施立新

摘要：近年來受到市場環(huán)境及國際形勢的影響，眾多企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下進行轉(zhuǎn)型升級，加強企業(yè)內(nèi)部管理，引導(dǎo)企業(yè)健康發(fā)展。中南建筑產(chǎn)業(yè)集團建立的風(fēng)險合規(guī)管理體系要求集團全員做到“前端防范、中端控制、后端審計”，實現(xiàn)了各專業(yè)對各自條線的全過程閉環(huán)管理。并針對印章使用過程中可能會出現(xiàn)的違規(guī)用印、無法追責(zé)等問題，結(jié)合印章物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品進行管理手段升級，解決了制度無法執(zhí)行落地的難題，進一步推動企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，規(guī)范印章使用標(biāo)準(zhǔn)。

一、關(guān)于中南集團

1.1企業(yè)簡介

中南集團?中南建設(shè)，成立于1988年2月，現(xiàn)有員工70000余人，其中博士近100人，碩士500余人，MBA15人，EMBA100余人，本科8000余人，總資產(chǎn)逾2000億元，2017年總營收達1536億元，是南通市首個綜合總營收超千億的企業(yè)。中南集團下設(shè)中南置地、中南建筑、中南土木、中南資本、中南金融、中南建投、中南工業(yè)七大產(chǎn)業(yè)板塊及中南高科、中南教育、中南園林三大事業(yè)部，擁有424家公司，其中獨立法人企業(yè)360家，子分公司64家，業(yè)務(wù)涵蓋房地產(chǎn)開發(fā)、工程總承包、海綿城市建設(shè)、地下管廊建造、市政工程、軌道交通、安裝、裝飾、鋼結(jié)構(gòu)、能源、工程裝備業(yè)、礦產(chǎn)、金融投資、商業(yè)運營等領(lǐng)域，業(yè)務(wù)遍及全國22個省、80多個地縣級城市及海外市場。

中南集團位列中國企業(yè)500強第118位、中國民營企業(yè)500強第24位，中國房地產(chǎn)企業(yè)19強，中國建筑企業(yè)500強第8名，榮獲魯班獎25項、特別魯班獎1項、詹天佑獎15項，以及鋼結(jié)構(gòu)金獎、中國建筑裝飾獎等國家級大獎計50余項，獲得揚子杯、長城杯、白玉蘭杯、泰山杯等省級優(yōu)質(zhì)工程獎100余項。

1.2中南建筑組織結(jié)構(gòu)

1.3集團風(fēng)險合規(guī)管理的思路

一是從風(fēng)險合規(guī)的職責(zé)范圍來看，要做到全員合規(guī)，執(zhí)行“分層管理、分類管理、集中管理”。

二是從風(fēng)險合規(guī)的管控過程看，風(fēng)險合規(guī)管理要做到“前端防范、中端控制、后端審計”。

1.4集團風(fēng)險合規(guī)管理的執(zhí)行措施

前端防范主要包含內(nèi)控風(fēng)險制度建立、風(fēng)險數(shù)據(jù)庫完善、信息化系統(tǒng)控制的改革升級。

中端控制包含風(fēng)險的執(zhí)行、監(jiān)控、和評價，風(fēng)險的評價多維度的評價，有哪些點要進行自評，哪些上級審核評價、哪些涉及客戶評價，合規(guī)部參與抽查評價，通過評價來反映合規(guī)執(zhí)行上和合規(guī)體系上的問題，反過來在完善前端防范工作。

后端審計主要是事后審計來發(fā)現(xiàn)合規(guī)問題，包含工程審計、財務(wù)審計、內(nèi)控審計等，審計發(fā)現(xiàn)的合規(guī)問題也是發(fā)現(xiàn)合規(guī)管理漏洞，反過來完善前端和中端控制。

1.5集團印章管理辦法

印章管控制度-管控流程圖

刻制流程：按照集團總部、產(chǎn)業(yè)集團、分子公司、項目部分別設(shè)立印章刻制流程。

保管制度：印章必須由公司確定專職負責(zé)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。各單位印章保管人員需報產(chǎn)業(yè)集團行政辦公室備案。

適用范圍：根據(jù)印章類別分別設(shè)定使用范圍，主要包含公章、法定代表人印章、合同專用章、財務(wù)專用章、項目部印章。項目部印章和部門印章屬非經(jīng)濟合同印章，不能在擔(dān)保、經(jīng)濟類合同或協(xié)議、結(jié)算類原始件等文件上用印。

流程固化：印章使用實行事前審批制度，通過審批流程發(fā)起公文申請、用印和用印登記；

印章作廢：按照集團總部、產(chǎn)業(yè)集團、分子公司、項目部分別設(shè)立印章報廢流程。行政辦公室對報廢公章切角留存并向外界發(fā)布。

責(zé)任歸屬：對偽造、盜用公司印章，未按批準(zhǔn)程序擅自使用印章，公章遺失未及時公示等情況，視情節(jié)輕重，對責(zé)任者分別進行批評教育、行政處分、經(jīng)濟處罰直至解除勞動關(guān)系。

二、 集團印章管理的需求分析

2.1印章管理的重要性

長期以來，我們的印章管理始終停留在人為管理和制度管理的水平上，而人為管理和制度管理不可控性，流程不透明，常常會導(dǎo)致違規(guī)用章現(xiàn)象的出現(xiàn)，可能會給企業(yè)帶來巨大的損失。加之建筑企業(yè)涉及項目多、跨度大，存在大量分包合同、材料合同、商務(wù)函件等的用章，用章管控難度大，存在較大風(fēng)險。

2.2集團印章使用現(xiàn)狀

印章種類多：公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人印章、人事專用章、項目部章等。

用章機構(gòu)分散：分支機構(gòu)多，在全國有數(shù)十家分公司，數(shù)百個項目部。

用章頻率高：公司每天各類印章蓋章次數(shù)要達到數(shù)百次以上。

印章外帶頻率高：經(jīng)常去異地辦公、工商稅務(wù)現(xiàn)場辦公。

2.3傳統(tǒng)印章管理存在的問題

法律風(fēng)險大：因印章管理員等人員管理不善導(dǎo)致違規(guī)用印造成的經(jīng)濟損失較多，法律案件頻發(fā)。

工作效率低：異地用印層層審批，人員送印章、文件效率低下。

管理成本高：印章管控難度大，總部專人出差檢查用章合規(guī)性，造成管理成本上升，管理成本高達上百萬。

人情章：印章由個人保管，如立場不堅定，容易出現(xiàn)人情章現(xiàn)象。

違規(guī)用章：用章審批流程簽字手續(xù)不完整，用章申請缺少部門負責(zé)人簽字或法務(wù)簽字。

用章記錄無可查：用章資料丟失、用章過程無法追查。

三、印章物聯(lián)網(wǎng)整體解決方案

3.1印章物聯(lián)網(wǎng)整體架構(gòu)

平臺架構(gòu)：軟件管理平臺+印章管理終端設(shè)備

平臺部署：印章管理平臺部署在總部服務(wù)器上，裝有公司印章的印章管理終端設(shè)備放置在各分公司。

設(shè)計方案：未經(jīng)過授權(quán)允許的情況下，印章管理終端設(shè)備無法啟用；經(jīng)管理平臺審核授權(quán)后，印章管理終端設(shè)備由印章管理員指紋解鎖，對文件進行蓋章，蓋章過程拍照記錄，并在管理平臺上進行備案。

印章物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品涉及軟件和硬件兩個方面，集團經(jīng)過多次調(diào)研考察，最終選擇江蘇群杰物聯(lián)科技有限公司的印章物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品。

3.2終端設(shè)備以輕便易攜帶為主

印章管理終端設(shè)備兩種型號，一種是固定型設(shè)備，設(shè)備較大，印章放置在其中，不可移動外帶，攝像頭安裝在設(shè)備正上方，使用時無需架起。另一種是移動型設(shè)備，設(shè)備輕巧便攜，印章被鎖定在金屬筒體中，外帶方便，攝像頭在設(shè)備側(cè)面，使用時須架起。

考慮到我們江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團有限責(zé)任公司作為一家建筑企業(yè)，經(jīng)常會出現(xiàn)外帶用印的情況，所以選擇使用移動型印章管理終端設(shè)備。

3.3軟件系統(tǒng)采取集成方案

雖然群杰公司有完善的印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺，但是考慮到我們江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團有限責(zé)任公司現(xiàn)有的辦公平臺已經(jīng)比較成熟，所有雙方就在公司現(xiàn)有的辦公平臺基礎(chǔ)上共同進行研發(fā)，建立專門的印章管理信息化平臺，將印章管理終端設(shè)備與我司的辦公平臺相關(guān)聯(lián)。

四、信息化實施過程及應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)容

4.1印章管理系統(tǒng)平臺開發(fā)

印章管理信息化平臺，包含了用章申請、文件上傳、用章審批、短信提示審批、指紋授權(quán)蓋章、用章過程拍照、臺帳報表生成等功能，并將公司已實現(xiàn)的合同評審系統(tǒng)與用章流程打通接口，實現(xiàn)合同審批通過后直接發(fā)起用章，用章審核界面可追溯查詢合同評審信息。

（中南印章管理信息化平臺——用章申請界面）

（分供合同模塊與用章關(guān)聯(lián)發(fā)起界面）

（用章審核界面中反查合同評審信息）

以用章審核為例，根據(jù)不同文件類型劃分不同的用章審核流程，一般審核流程如下：

業(yè)務(wù)部門申請用章（附用章文件電子版，如該電子版在其他系統(tǒng)模塊有的，直接鏈接到用章申請和審核界面，不再用附電子版）→部門領(lǐng)導(dǎo)審核（審核電子版本是否符合要求，及紙質(zhì)版與電子版一致性）→法務(wù)審核（主要參與合同、補充協(xié)議、法務(wù)文書、索賠發(fā)函、承諾函等用章審核，主要審核電子版是否按原評審意見調(diào)整，及從法律風(fēng)險防范角度進行審核）→單位負責(zé)人審批（對是否用章進行審批）→行政部門審核并用章（對審核流程是否合規(guī)進行復(fù)核、對電子版與紙質(zhì)版一致性進行復(fù)核）

4.2試運行階段

為全面測試和檢驗用章系統(tǒng)和設(shè)備的各項功能，我們選擇了部分公司和項目開展試運行工作。

試運行時間：2016年10月24日至2016年11月20日。

試運行單位：中南建筑產(chǎn)業(yè)集團總公司、南通分公司、海門東洲學(xué)校項目部、海門錦尚名苑項目部。

試運行要求：試運行期間，參與試運行的各單位用章均須通過系統(tǒng)進行申請，通過日常實際操作，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題，提出優(yōu)化建議，并及時與系統(tǒng)研發(fā)組溝通反饋。各單位行政部負責(zé)人為本次試運行的第一責(zé)任人，負責(zé)各單位用章系統(tǒng)試運行的推進和協(xié)調(diào)工作。

試運行內(nèi)容：用章系統(tǒng)主要分為申請、審核、用章、歸檔四個步驟。

系統(tǒng)問題和建議反饋：系統(tǒng)研發(fā)組及時解決試運行單位反饋的問題，并總結(jié)系統(tǒng)運行中的管理和維護問題，確保用章系統(tǒng)能夠正常運行。

4.3全面推廣階段

全面推廣使用時間：2016年11月25日

使用范圍：總公司和全國23個分公司。

使用內(nèi)容：用章申請、審核、用印、歸檔。

使用現(xiàn)狀：全面推廣至今，全集團已累計審批用章申請超2.5萬次，累計駁回用章申請200余條，累計蓋章次數(shù)超10萬次。

五、 實施碰到的問題及對策

5.1用印次數(shù)不確定

問題原因：公司的投標(biāo)文件和竣工資料等文件無法確定準(zhǔn)確的用印次數(shù)。

潛在風(fēng)險：用印次數(shù)不確定可能會導(dǎo)致蓋章過程中需要不斷的申請補簽數(shù)，降低業(yè)務(wù)辦理效率；蓋章次數(shù)的不去的會導(dǎo)致有心之人在蓋章過程中夾帶文件，偷蓋公章的現(xiàn)象，可能會引發(fā)不可控的法律風(fēng)險。

分析思考：對于投標(biāo)文件和竣工資料頁書多無法確定準(zhǔn)確次數(shù)的問題，通過設(shè)定盡可能大的次數(shù)，在蓋章完成后統(tǒng)計蓋印次數(shù)同時取消剩余次數(shù)的使用即可解決。關(guān)鍵在于如何規(guī)避使用過程中的偷蓋漏蓋問題。經(jīng)過多次交流探討后，決定設(shè)置專人在文件蓋章后及時進行查閱處理，即通過高清攝像頭對蓋章后的文件進行實時采集形成電子資料。

解決方案：系統(tǒng)采取給予充足的次數(shù)，用印結(jié)束后點擊“用印結(jié)束”，剩余用印次數(shù)自動消失。加入高清攝像頭對蓋章文件進行圖像采集，事后專人查看蓋章內(nèi)容。

5.2用印文件與印章類型不匹配

問題對策：公司相關(guān)人員蓋章的文件和印章類型存在不一致性，如申請分包合同蓋章，印章類型卻選擇公章。

潛在風(fēng)險：因為印章類型的選擇錯誤導(dǎo)致流程無效，延長了流程審批的時間。

分析思考：主要問題在于業(yè)務(wù)人員對各類印章的使用場景不清晰，大部分人員在發(fā)起用印申請的時候會多方咨詢具體選擇哪個印章，但是存在一部分人員直接選擇某一印章提交申請，導(dǎo)致流程無效。

解決方案：目前公司已對所有需要蓋章的文件類型進行梳理，一一匹配文件與對應(yīng)印章的關(guān)聯(lián)關(guān)系。之后在系統(tǒng)中添加了文件類型與印章綁定的功能，通過預(yù)設(shè)的文件與印章，用印人只需要選擇需要蓋章的文件，系統(tǒng)自動匹配印章類型。

5.3不在攝像頭范圍內(nèi)蓋章

問題說明:印章管理員蓋章時操作不規(guī)范，不按要求在印控儀攝像頭下區(qū)域蓋章

存在風(fēng)險：導(dǎo)致蓋章時系統(tǒng)無法獲取用章文件照片，存在用章資料無法監(jiān)控和追溯風(fēng)險

解決方案：通過與軟件公司商討，在新版印控設(shè)備中實現(xiàn)了必須在規(guī)定范圍內(nèi)蓋章，超出規(guī)定的范圍，章桶自動鎖定、無法蓋章。

六、 印章物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)成效

1、規(guī)范用章審批：根據(jù)不同的文件類型，固化不同的用章審批流程，杜絕了以往用章審批漏簽字、補簽字、代簽字等違規(guī)用章行為。

2、提高工作效率：用章申請通過辦公平臺線上審核，短信通知審核人，用手機端可隨時隨地查看審核，能滿足所有分公司和項目的用章需求，大大提高了工作效率。

3、安全可靠：印章通過印控儀保管，未經(jīng)授權(quán)無法使用蓋章，蓋章過程被拍照留檔，印控儀一旦遠離攝像頭，儀器會自動向總部報警。

4、用章全過程可追溯：一旦發(fā)生法律糾紛，可隨時查看用章申請記錄、用章過程記錄。

5、方便檢查管控：總部隨時可通過信息化辦公平了解和抽查所有印章的使用動態(tài)，減少出差檢查，節(jié)省辦公經(jīng)費。

6、管理效益提升：用章管理系統(tǒng)使用前，總部安排專人出差去各分公司進行用章情況專項檢查，2016年累計發(fā)現(xiàn)用章不合規(guī)問題3300余起。用章管理系統(tǒng)使用后，總部可以直接通過PC端辦公平臺對各分公司的用章情況進行檢查，檢查效率大大增加，且抽查用章流程不合規(guī)現(xiàn)象較上年度有所減少，企業(yè)法律風(fēng)險也相應(yīng)減少。

（攝像頭拍照資料展示）

（用章情況臺賬）

（用章記錄及地點查詢）

七、 信息化建設(shè)經(jīng)驗總結(jié)

在這高速發(fā)展的時代，企業(yè)要想生存發(fā)展，必須謀求創(chuàng)新，通過創(chuàng)新改革，降低企業(yè)運營成本，提高效率，提高競爭力，同時又要降低企業(yè)的法律風(fēng)險。江蘇中南建筑產(chǎn)業(yè)集團有限責(zé)任公司通過印章管理信息化系統(tǒng)，固化用章審批流程，提高用章審核效率，打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與用章系統(tǒng)接口，實現(xiàn)業(yè)務(wù)用章一體化，通過印章管理終端設(shè)備，安全保管企業(yè)印章，全程記錄用章過程，降低違規(guī)用章風(fēng)險。以印章管理制度為基礎(chǔ)，以印章管理信息化系統(tǒng)為主體，結(jié)合印章管理終端設(shè)備，形成了企業(yè)印章管理法律風(fēng)險防控體系。