印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權、明確各種權利義務關系的重要憑證和工具，蓋有企業(yè)印章的文件是受法律保護的有效文件，同時企業(yè)也必須對文件的內(nèi)容承擔法律責任。一直以來，公司領導都十分重視印章管理工作，公司現(xiàn)行印章管理狀況總體規(guī)范有序、效能較高，但個別所屬單位、項目部管理不夠規(guī)范，存在一些管理漏洞和風險。

隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模壯大，印章管理日益呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、使用頻、戰(zhàn)線長、范圍廣、變化多等特點，管理風險和難度有所加大。加之企業(yè)印章管理還停留在制度管理和人為管理的水平上，存在不可控性、不規(guī)范性等多種問題，無法為管理制度落地提供有效抓手。綜上所述，傳統(tǒng)企業(yè)印章管理模式已不能充分滿足高質量發(fā)展需要，印章改革迫在眉睫、勢在必行。

群杰智能印章管理平臺能夠有效解決實物印章管理和用印安全等問題，規(guī)范印章管理，加強印章風險管控，提高印章管理效率和水平，可以適用各行業(yè)復雜多變的用印場景，并已有眾多大型集團企業(yè)成功應用。

進一步規(guī)范印章管理，加強印章風險管控，提高印章管理效率和水平，完善事前審批、事中控制、事后查詢的用印管理流程，推進印章安全、便捷、規(guī)范使用與保管，建立健全安全高效、成本節(jié)約、網(wǎng)絡審批、全程監(jiān)管、實時定位、追根溯源的信息化、標準化印章管理體系。

群杰智能印章管理平臺是有力優(yōu)化印章管理工作質量的工具。利用信息化手段，一是可以進一步將基于印章全生命周期的業(yè)務流程規(guī)范化，統(tǒng)一用印審批途徑及其他印章相關業(yè)務流程，降低管理難度。二是可以減少手工登記與統(tǒng)計，提高工作效率。三是在用印管理方面，可保證用印證據(jù)完整性，監(jiān)控用印場景，有效規(guī)避用印風險。四是通過衛(wèi)星定位印章位移軌跡可跟蹤，增強對下管控力度。

風險防控的需要

引入群杰智能印章管理平臺，可實現(xiàn)印章全生命周期的閉環(huán)管理。對股份公司總部、各區(qū)域總部、直管項目部印章使用情況實時監(jiān)控，用印資料完整保存，可以最大程度規(guī)避印章偷蓋漏蓋、違規(guī)用印等行為的出現(xiàn)，降低企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟糾紛與法律責任糾紛的風險。

印章信息集中管理的需要

引入群杰智能印章管理平臺，搭建印章數(shù)據(jù)匯總分析管理體系，建立標準化的印章管理基礎數(shù)據(jù)，可實現(xiàn)印章信息的集中管理。通過平臺獲取所屬單位印章管理情況，掌握及時、準確、有效的印章管理數(shù)據(jù)，可加強對下監(jiān)管，為所屬單位的印章管理提供數(shù)據(jù)支撐。

印章管控系統(tǒng)功能要求

印章管控系統(tǒng)應包括以下主要功能：

（1）實現(xiàn)印章密封保管，可通過印章管理設備將印章與人員常態(tài)隔離；

（2）實現(xiàn)用印在線審批，可通過電腦端或移動端隨時隨地發(fā)起用印申請和審批；

（3）實現(xiàn)用印過程監(jiān)管，可通過授權用印、影像記錄等方式加強用印過程管控；

（4）實現(xiàn)用印過程追溯，可通過印章管理數(shù)據(jù)庫查詢各項管理數(shù)據(jù)和歷史記錄；

（5）實現(xiàn)印章實時定位，可通過網(wǎng)絡定位即時查詢印章所在位置和運動軌跡。

印章管控系統(tǒng)選型

經(jīng)調研，市面上主流的印章管理終端設備有兩種型號，一種是固定型設備，設備較大，印章放置在其中，不可移動外帶。另一種是移動型設備，設備輕巧便攜，印章被鎖定在金屬筒體中，外帶方便。

而企業(yè)日常辦公，不僅需要在辦公室使用印章，同時也會出現(xiàn)外帶用印的情況，所以需要固定+移動結合的多功能印章管理終端設備。群杰用印寶設備可實現(xiàn)在一處辦公地點使用一臺印控儀，印控儀為便攜式，可攜帶至異地使用。印章筒可更換印章，便于調配，利于節(jié)約成本。在所屬各單位某工程項目結束、印章作廢繳回后，該硬件設備可調配至新開工項目或其他項目繼續(xù)使用。

系統(tǒng)安全設計要求

考慮到印章管控系統(tǒng)一旦啟用，將會有大量重要的數(shù)據(jù)資料在線傳輸，需要對蓋章文件內(nèi)容嚴格保密。群杰智能印章管理系統(tǒng)具有以下安全指標：

（1）傳輸安全：通信使用加密技術，保證數(shù)據(jù)安全性、可靠性、保密性、真實性及不可抵賴性，防止商業(yè)信息或其他相關信息泄露。

（2）賬戶安全：技術上限制用戶密碼必須保持復雜性，且需要定期修改，并從技術上提供手機短信驗證登錄等多種安全登錄方式；具備根據(jù)業(yè)務需要靈活分配系統(tǒng)權限的能力，能夠實現(xiàn)賬號權限最小化原則，避免交叉權限出現(xiàn)，實現(xiàn)用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)訪問和使用的權限控制功能。

（3）數(shù)據(jù)安全:對本項目中的核心數(shù)據(jù)采取成熟技術進行保護，包括但不限于：核心數(shù)據(jù)的類型、內(nèi)容、敏感性級別等；對核心數(shù)據(jù)，依據(jù)敏感性級別，明確相應的安全保護需求，并應覆蓋核心數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、傳輸、存放、使用、備份直至銷毀的數(shù)據(jù)全生命周期的完整存儲和保護。

（4）安全審計：對所有涉及敏感信息的查詢操作記錄完整日志；對所有業(yè)務辦理痕跡記錄完整日志；日志內(nèi)容應至少包括：操作人ID、操作人IP、操作時間、操作內(nèi)容，操作結果等信息；日志在系統(tǒng)中應永久可查，也可導出。

項目上線歷程回顧

企業(yè)印章管控系統(tǒng)建設主要分為硬件設備采購和軟件平臺開發(fā)兩個部分，項目實施期間兩部分內(nèi)容同步進行。印章管控系統(tǒng)軟件平臺與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務系統(tǒng)進行系統(tǒng)集成，結合企業(yè)印章管理和用印審批工作實際，對接集成后正式啟用。印章管控系統(tǒng)上線運行后，納入系統(tǒng)管理的印章使用均應履行線上用印審批程序，未經(jīng)線上審批的用印事項視為違規(guī)用印。

項目應用成效

從降本的角度

一是降低管理成本，在集團更名和財務賬戶變更等大量外帶印章業(yè)務，業(yè)務人員可直接帶章筒出差，無需印管員陪同，節(jié)省成本。

二是方便檢查管控，集團總部隨時可通過信息化辦公平臺了解和抽查所有印章的使用狀態(tài)，減少實地檢查，節(jié)省辦公經(jīng)費。

從增效的角度

首先，用章申請通過辦公平臺線上審核，短信或者郵件通知審核人，用手機端可隨時隨地查看審批，滿足分公司和項目的用章需求，大大提高了工作效率。

其次，建立完整永久性檔案，所有蓋章文件自動存儲到總部的服務器，一旦發(fā)生法律糾紛，方便查詢歷史及追責。

從合規(guī)的角度

一是規(guī)范用章審批，根據(jù)不同的文件類型，固化不同的用章審批流程，杜絕了以往用章審批中存在緊急文件需要蓋章，但是給領導匯報的內(nèi)容斷章取義，后續(xù)發(fā)現(xiàn)了問題滯后的現(xiàn)象。

二是印章通過印控儀保管，未經(jīng)授權無法使用蓋章，蓋章過程被拍照留檔，印控儀一旦遠離攝像頭，儀器會自動向總部報警。

通過印章管理信息化系統(tǒng)，固化用章審批流程，提高用章審核效率，打通業(yè)務系統(tǒng)與用章系統(tǒng)接口，實現(xiàn)業(yè)務用章一體化，通過印章管理終端設備，安全保管企業(yè)印章，全程記錄用章過程，降低違規(guī)用章風險。以印章管理制度為基礎，以印章管理信息化系統(tǒng)為主體，結合印章管理終端設備，形成了企業(yè)印章管理全方位風險防控體系。