一、應用背景

1.1二建簡介

 

河南省第二建設(shè)集團有限公司創(chuàng)立于1954年，是一家集建筑、安裝、裝飾裝修、市政、房地產(chǎn)開發(fā)等為一體的大型現(xiàn)代企業(yè)。1997年7月以來，集團公司相繼通過了國際質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三位一體”管理體系認證。集團公司注冊資本303637萬元人民幣，資信等級AAA級，銀行授信額度30億元人民幣?，F(xiàn)有在冊員工3000余人；擁有各類主要施工機械設(shè)備6000余臺（套），年年施工能力超100億元人民幣。集團公司憑借良好的信譽和雄厚的經(jīng)濟、人才、技術(shù)實力，在國內(nèi)、外完成了一大批建筑施工總承包工程、建設(shè)投資項目。市場業(yè)務分布在全國26個省、自治區(qū)、直轄市。并在境外的阿爾及利亞、土耳其、印度尼西亞、尼日利亞、巴基斯坦、美國等10多個國家設(shè)有辦事處、分公司或子公司，開展國際工程承包和項目投資建設(shè)業(yè)務。

 

1.2印章管理模式

河南二建以直營項目為主，聯(lián)營項目為輔，在未應用印章物聯(lián)網(wǎng)之前，采用“集中+松散”的印控管理模式，即總部印章由總部集中管理，項目部印章由獨立項目部管理，項目部印章審批權(quán)限下放到項目經(jīng)理、分子公司經(jīng)理層級。即傳統(tǒng)意義上的專職人員管章。

專職人員管章，簡單易行操作簡便，但對管章人員的專業(yè)素養(yǎng)要求很高，專職人員是否愿意管好印章、對企業(yè)的忠誠度、是否了解公司內(nèi)部組織架構(gòu)設(shè)置及印章管理體系、對業(yè)務的了解程度等等都直接影響印章使用過程中的風險識別，能否確保用印合規(guī)等等，所以傳統(tǒng)專職人員管章雖然易行，卻也帶來了印章使用的復雜性和風險性。

1.3印章管理鏈及審批流

（1）印章管理鏈

（2）印章審批及流程

A.1項目部用章審批流一

用印人-項目經(jīng)理-印管員

A.2項目部用章審批流二

用印人-業(yè)務主管-項目經(jīng)理-印管員

B.1分子公司用章審批流一

用印人-項目經(jīng)理-分子公司主管經(jīng)理-印管員

B.2分子公司用印審批流二

用印人-業(yè)務主管-項目經(jīng)理-分子公司主管經(jīng)理-印管員

（3）傳統(tǒng)印章管理現(xiàn)狀分析

①下放管理，極易引發(fā)用印風險。

項目部印章下放管理，由項目經(jīng)理負責，采用事前簽訂承諾書、事后上報臺賬，模式比較靈活方便，但權(quán)力完全下放，容易引發(fā)諸多風險問題。雖然事前事后有記錄，但事中缺乏有效監(jiān)管，可能給不法分子有機可乘，一旦發(fā)生問題，會給集團帶來巨大風險。

②權(quán)責雖分明，但仍無法杜絕潛在風險。

項目部建立印章使用登記制度，印章保管人員必須保證項目部資料章只用于工程資料，不得用于工程資料以外的包括但不限于材料采購、機械租賃、勞務分包、項目分包等協(xié)議。否則自行承擔因此產(chǎn)生的糾紛與法律責任，并追究印章保管人員的法律責任。另，領(lǐng)用資料章時付押金，工程結(jié)束退資料章時退還。權(quán)責分明的制度約束，是基礎(chǔ)管理必備手段，雖然分明，但在人章接觸過程中，還是無法完全杜絕潛在的用印風險。私蓋、漏蓋、人情章還有可能發(fā)生。

二、印章物聯(lián)網(wǎng)解決方案介紹

1.1以印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺為基礎(chǔ)，規(guī)范管理。

印章物聯(lián)網(wǎng)是由印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺和印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端組成，將物理實體印章密封在設(shè)備終端中，實現(xiàn)人印隔離。用印前需要通過印章管理平臺發(fā)起申請并通過審批授權(quán)，用授權(quán)指令解鎖終端設(shè)備用印，用印的使用全過程設(shè)備終端會自動記錄用印文件、用印人、用印地點、用印場景等數(shù)據(jù)回傳至企業(yè)服務器存檔分析。

1.2用印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端落地，強化管理。

 

① 高清攝像頭：用印數(shù)據(jù)實時監(jiān)控；

② 人臉拍照：清晰記錄用印人；

③ 用印寶：將公章、合同章密封其中并加把“智慧鎖”；

④ 印控臺：控制管理用印寶；

⑤ 紅外電子圍欄：指定區(qū)域蓋章，超出范圍自動上鎖。

三、二建應用實況

1.1集成辦公平臺

通過致遠OA系統(tǒng)和群杰平臺集成軟件接口,使人員組織架構(gòu)同步到群杰平臺中，獨立使用群杰平臺走印章流程，授權(quán)設(shè)備蓋章。杜絕了人情章，所有蓋章均需要通過領(lǐng)導審批授權(quán)，蓋章后文件領(lǐng)導可以遠程查看或者實時監(jiān)控。

 

1.2優(yōu)化審批流

印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺上線后根據(jù)總部、分子公司、項目部具體情況單獨設(shè)計用印審批流，改變以前項目部、分子公司用印總部無法監(jiān)管的現(xiàn)狀。優(yōu)化后的審批流不但不會影響項目部、分子公司正常業(yè)務開展，還能準確有效的監(jiān)管到在建項目章的申請內(nèi)容，實際用印后的文件；印章的分布、動態(tài)；用印記錄通過印類型：分包類、材料合同類、結(jié)算單、施工過程資料、竣工資料進行分析、匯總、統(tǒng)計。

 

1.3有效監(jiān)管外帶用印，確保安全和效率

沒有應用印章物聯(lián)網(wǎng)之前，外帶章使用處于監(jiān)控空白狀態(tài)，無形中增大了企業(yè)的運營風險。應用印章物聯(lián)網(wǎng)之后，通過手機端管理平臺與便攜設(shè)備終端結(jié)合使用，對外帶章形成有效監(jiān)管，確保用印安全。

1.4數(shù)據(jù)歸檔分析，實時掌握各類印章使用情況

 

印章物聯(lián)網(wǎng)平臺有著完善的印章管理數(shù)據(jù)庫，根據(jù)企業(yè)的實際用印情況，系統(tǒng)會自動生成使用數(shù)據(jù)報表，通過對系統(tǒng)內(nèi)的用印明細、前后文件對比、各類印章申請數(shù)量、使用數(shù)量的數(shù)據(jù)進行分析，可留下詳實的用印臺賬記錄，對企業(yè)的長遠發(fā)展有著積極的意義。

四、印章物聯(lián)網(wǎng)應用價值

1.1規(guī)范用章審批

根據(jù)不同的項目制定各個項目的用印審批流程，避免了之前紙質(zhì)文檔、人情流程等隨意用印；

1.2提高工作效率

用章申請通過辦公平臺線上審核，短信通知審核人，用手機端可隨時隨地查看審核，能滿足所有分公司和項目的用章需求，避免了之前需要等領(lǐng)導簽字的尷尬，大大提高了工作效率。

1.3提高安全指數(shù)降低運營風險

印章通過用印寶保管，未經(jīng)授權(quán)無法使用蓋章，授權(quán)時對用印人員拍照留底，蓋章過程被拍照留檔。

1.4用章全過程可追溯

一旦發(fā)生法律糾紛，可隨時查看用章申請記錄、人臉拍照、用章過程記錄歸檔生成的PDF文件。

1.5方便準確檢查管控

總部隨時可通過信息化辦公平查看所有印章分布情況，使用情況，各分支機構(gòu)也無需再單獨上報用印臺賬記錄.

五、經(jīng)驗分享

通過印章物聯(lián)網(wǎng)的應用，給河南二建帶來了諸多改變，印章管理制度不再停留在傳統(tǒng)層面，新技術(shù)與新管理制度的結(jié)合使得河南二建的印章管理取得了新成果，用印風險降低，管理成本下降，保障高效運營，發(fā)展更穩(wěn)健。

另外，有了印章物聯(lián)網(wǎng)的加持，集團總部可以隨時隨地準確統(tǒng)計到所有項目部的用印臺賬、印章分布、印章動態(tài)，還可以全過程追溯到用印的申請人、申請文件、授權(quán)人員、用印記錄等。印章物聯(lián)網(wǎng)上線一年間，未發(fā)生任何違規(guī)用印現(xiàn)象，在保證高效的工作前提下，使得用印安全更有保障。